Tools ini Bikin Remote Meeting Tetap Efektif!

Seiring dengan maraknya Work From Home, muncul juga tren lain dalam sistem kerja: Remote Meeting. Menyesuaikan kultur saat bekerja di kantor dengan kondisi di rumah tentu nggak mudah. Nggak terkecuali adaptasi dalam rapat virtual. Ini adalah tools yang akan memastikan remote meeting tetap berjalan dengan efektif!

Pra-Rapat: Brainstorming, Planning, Scheduling

Seperti halnya rapat face-to-face, ada aspek-aspek yang perlu disiapkan sebelum remote meeting. Pertama, soal presentasi yang akan disajikan. Hal ini mencakup proses brainstorming dan planning. Kedua, soal waktu pelaksanaan dan metode yang akan digunakan.

Miro dapat menjadi salah satu tools brainstorming dan planning yang efektif. Tools ini tersedia dalam bentuk aplikasi maupun website. Penggunaan Miro sangat luas, mulai dari mengelola catatan, media, data, dan beragam input lain dengan format maupun sumber yang berbeda. Alat ini memungkinkan kolaborasi secara remote. Partisipan dapat bergabung dari lokasi manapun dalam sesi whiteboard yang bisa dibagikan via tautan. 

Seluruh peserta sesi juga bisa melihat siapa yang melakukan pembaruan pada dokumen. Melalui paket premium, pengguna bisa membagikan atau bergabung dengan sesi whiteboard melalui fitur screen sharing. Tak ada jumlah batasan untuk partisipan!

Tampilan Miro. Credit image: Software Advice.

Serupa dengan Miro, Trello mengusung konsep remote collaboration. Alat ini mengadopsi metode Kanban yakni to do list-doing-done yang akan meningkatkan produktivitas. Fitur-fiturnya meliputi board dan card yang memiliki checklist, kolom attachment, dan diskusi. Seluruhnya akan membuatmu dan tim kerja memiliki planning yang lebih terstruktur.

Untuk mengatur jadwal atau deadline, SessionLab bisa jadi pilihan. Alat ini sangat cocok untuk merancang sesi-sesi pada meeting. Seluruh modul dan pelatihan yang sudah dimasukkan ke sistem dapat dengan mudah dicari dan digunakan. Alat ini menciptakan plan meeting yang sempurna sekaligus membuat workflow lebih sistematis. Tersedia juga lebih dari 500 inspirasi workshop yang akan berguna untuk menciptakan rapat yang lebih engaging.

Saat Meeting: Time & Process Management

Ilustrasi time dan process management saat remote meeting. Credit image: Tranmauritram/Pexels.

Manajemen waktu dan proses sangat penting saat kerja remote atau work from home, 

Tools remote meeting yang bisa menjadi pilihan untuk mempermudah alokasi rapat adalah Slack. Alat ini sangat mempermudah komunikasi saat rapat. Tak perlu lagi sibuk menggunakan email atau tautan, semuanya dipermudah dengan channel.  Channel ini dapat dikategorikan sesuai divisi atau projek, sehingga percakapan lebih terarah.

Tampilan Slack. Credit image: Slack.com

Partisipan memiliki banyak hal yang bisa dilakukan lewat alat ini. Terintegrasi dengan layanan storage dan media sosial, proses meeting akan terasa jauh lebih mudah. Alat ini juga bisa dipakai secara gratis selama 3 bulan. 

Tools lain yang tak kalah menarik untuk manajemen meeting adalah Basecamp. Alat ini memfasilitasi beragam task management hingga document management. Peserta rapat bisa melakukan percakapan, membagikan file, sekaligus mencatat milestone lewat milestone tracking.

Saat Meeting: Video Conference Tools

Ilustrasi remote meeting memakai video conference. Credit image: Ivan Samkov Pexels.

Untuk mendukung proses rapat virtual, tentu perlu ada media untuk memfasilitasi tatap muka. Aplikasi video conferencing masih menjadi andalan sebagian besar perusahaan. Tools yang satu ini pastinya sangat krusial dalam pengadaan remote meeting. Tempat tinggal karyawan bisa jadi beda zona waktu dan beda kondisinya. Hal ini bisa diselesaikan dengan aplikasi video conference dengan fitur mumpuni. 

Misalnya saja Google Meet dengan fitur noise cancelling. Fitur ini akan sangat membantu meminimalisir gangguan saat rapat online. Misalnya saja suara yang tidak dikehendaki, seperti suara piring, suara anak, hingga hewan peliharan. Suara itu nantinya tidak akan masuk ke percakapan rapat sehingga efisiensi meeting akan terjaga.

Untuk perusahaan besar yang membutuhkan “ruang” rapat lebih besar, solusinya adalah Microsoft 365 Integration. Alat ini bisa menampung hingga 10.000 peserta rapat. Fitur menarik lainnya adalah undangan rapat, caption, dan background blur seperti pada Skype. 

Jika ingin menjajal tools video conferencing yang tak berbayar, bisa melirik Cisco WebEx Meetings. Batas pesertanya cukup tinggi yakni 100 orang. Pengguna tinggal melakukan pendaftaran pada situs Webex atau mengunduh aplikasinya. Paket non-berbayar ini sudah termasuk 1GB cloud, dan frekuensi serta durasi meeting yang tak berbatas. Peserta rapat juga bisa merekam percakapan dalam format MP4 yang keamanannya terjaga dari pihak luar melalui enkripsi.

Pasca-Rapat: Notulensi dan Penyimpanan Dokumen 

Ilustrasi notulensi saat meeting online. Credit image: Lina Kivaka/Pexels.

Setelah selesai proses remote meeting, kamu mungkin perlu mencatat atau menyimpan beberapa dokumen. Evernote memudahkanmu mengatur konten tersebut. Sebut saja menghighlight teks pada web, mengambil screenshot atau menulis catatan pribadi. Nantinya, catatan yang terkumpul bisa dibagikan atau ditujukan pada orang tertentu.

Tampilan Evernote. Credit image: Evernote.com.

Cloud storage adalah hal yang penting untuk menyusun dokumen pasca remote meeting. Tools yang bisa dicoba adalah Dropbox atau Google Drive. Keduanya memungkinkan sinkronisasi dan proses penyimpanan maupun publikasi dokumen yang sangat mudah. Limit Dropbox untuk free user adalah 20 GB dan untuk business plan mencapai 200GB. Sementara, Google Drive memberikan jatah 15GB bagi pengguna gratis.

Sudah siap menyambut new normal dengan remote meeting? Jangan lupa manfaatkan tools ini, ya.