Pra-Rapat: Brainstorming, Planning, Scheduling

Seperti halnya rapat face-to-face, ada aspek-aspek yang perlu disiapkan sebelum remote meeting. Pertama, soal presentasi yang akan disajikan. Hal ini mencakup proses brainstorming dan planning. Kedua, soal waktu pelaksanaan dan metode yang akan digunakan.

Miro dapat menjadi salah satu tools brainstorming dan planning yang efektif. Tools ini tersedia dalam bentuk aplikasi maupun website. Penggunaan Miro sangat luas, mulai dari mengelola catatan, media, data, dan beragam input lain dengan format maupun sumber yang berbeda. Alat ini memungkinkan kolaborasi secara remote. Partisipan dapat bergabung dari lokasi manapun dalam sesi whiteboard yang bisa dibagikan via tautan. 

Seluruh peserta sesi juga bisa melihat siapa yang melakukan pembaruan pada dokumen. Melalui paket premium, pengguna bisa membagikan atau bergabung dengan sesi whiteboard melalui fitur screen sharing. Tak ada jumlah batasan untuk partisipan!

Serupa dengan Miro, Trello mengusung konsep remote collaboration. Alat ini mengadopsi metode Kanban yakni to do list-doing-done yang akan meningkatkan produktivitas. Fitur-fiturnya meliputi board dan card yang memiliki checklist, kolom attachment, dan diskusi. Seluruhnya akan membuatmu dan tim kerja memiliki planning yang lebih terstruktur.

Untuk mengatur jadwal atau deadline, SessionLab bisa jadi pilihan. Alat ini sangat cocok untuk merancang sesi-sesi pada meeting. Seluruh modul dan pelatihan yang sudah dimasukkan ke sistem dapat dengan mudah dicari dan digunakan. Alat ini menciptakan plan meeting yang sempurna sekaligus membuat workflow lebih sistematis. Tersedia juga lebih dari 500 inspirasi workshop yang akan berguna untuk menciptakan rapat yang lebih engaging.

Saat Meeting: Time & Process Management

Manajemen waktu dan proses sangat penting saat kerja remote atau work from home, 

Tools remote meeting yang bisa menjadi pilihan untuk mempermudah alokasi rapat adalah Slack. Alat ini sangat mempermudah komunikasi saat rapat. Tak perlu lagi sibuk menggunakan email atau tautan, semuanya dipermudah dengan channel.  Channel ini dapat dikategorikan sesuai divisi atau projek, sehingga percakapan lebih terarah.

Partisipan memiliki banyak hal yang bisa dilakukan lewat alat ini. Terintegrasi dengan layanan storage dan media sosial, proses meeting akan terasa jauh lebih mudah. Alat ini juga bisa dipakai secara gratis selama 3 bulan. 

Tools lain yang tak kalah menarik untuk manajemen meeting adalah Basecamp. Alat ini memfasilitasi beragam task management hingga document management. Peserta rapat bisa melakukan percakapan, membagikan file, sekaligus mencatat milestone lewat milestone tracking.

Saat Meeting: Video Conference Tools

Untuk mendukung proses rapat virtual, tentu perlu ada media untuk memfasilitasi tatap muka. Aplikasi video conferencing masih menjadi andalan sebagian besar perusahaan. Tools yang satu ini pastinya sangat krusial dalam pengadaan remote meeting. Tempat tinggal karyawan bisa jadi beda zona waktu dan beda kondisinya. Hal ini bisa diselesaikan dengan aplikasi video conference dengan fitur mumpuni. 

Misalnya saja Google Meet dengan fitur noise cancelling. Fitur ini akan sangat membantu meminimalisir gangguan saat rapat online. Misalnya saja suara yang tidak dikehendaki, seperti suara piring, suara anak, hingga hewan peliharan. Suara itu nantinya tidak akan masuk ke percakapan rapat sehingga efisiensi meeting akan terjaga.

Untuk perusahaan besar yang membutuhkan “ruang” rapat lebih besar, solusinya adalah Microsoft 365 Integration. Alat ini bisa menampung hingga 10.000 peserta rapat. Fitur menarik lainnya adalah undangan rapat, caption, dan background blur seperti pada Skype. 

Jika ingin menjajal tools video conferencing yang tak berbayar, bisa melirik Cisco WebEx Meetings. Batas pesertanya cukup tinggi yakni 100 orang. Pengguna tinggal melakukan pendaftaran pada situs Webex atau mengunduh aplikasinya. Paket non-berbayar ini sudah termasuk 1GB cloud, dan frekuensi serta durasi meeting yang tak berbatas. Peserta rapat juga bisa merekam percakapan dalam format MP4 yang keamanannya terjaga dari pihak luar melalui enkripsi.

Pasca-Rapat: Notulensi dan Penyimpanan Dokumen 

Setelah selesai proses remote meeting, kamu mungkin perlu mencatat atau menyimpan beberapa dokumen. Evernote memudahkanmu mengatur konten tersebut. Sebut saja menghighlight teks pada web, mengambil screenshot atau menulis catatan pribadi. Nantinya, catatan yang terkumpul bisa dibagikan atau ditujukan pada orang tertentu.

Cloud storage adalah hal yang penting untuk menyusun dokumen pasca remote meeting. Tools yang bisa dicoba adalah Dropbox atau Google Drive. Keduanya memungkinkan sinkronisasi dan proses penyimpanan maupun publikasi dokumen yang sangat mudah. Limit Dropbox untuk free user adalah 20 GB dan untuk business plan mencapai 200GB. Sementara, Google Drive memberikan jatah 15GB bagi pengguna gratis.

Sudah siap menyambut new normal dengan remote meeting? Jangan lupa manfaatkan tools ini, ya.

The post Tools ini Bikin Remote Meeting Tetap Efektif! appeared first on 101Wired.

Cara bekerjanya adalah dengan menekan suara-suara selain dari para pembicara, misalnya saja suara saat menulis dengan pena, menuang air dalam gelas, atau membuka kotak makan. Suara ini akan diminimalisir bahkan dihilanggkan sehingga tidak akan masuk ke video.

Fitur denoiser ini juga ideal untuk menyaring environment rumah tangga, mulai dari penyedot debu, anak-anak dan hewan peliharaan, serta beragam perabot rumah tangga lainnya. 

Fitur ini muncul justru dari pengalaman team Google sendiri saat melakukan rapat. Memiliki beberapa orang dari beragam lokasi sekaligus membuat perbedaan zona waktu tak dapat dihindari saat meeting online. Ide noise cancellation terbersit ketika gangguan suara saat sarapan terasa cukup mengganggu jalannya rapat.

Seperti halnya dalam teknologi pengenalan suara yang membutuhkan data tentang mana pembicaraan dan mana yang bukan, fitur denoiser ini juga menggunakan teknik machine learning serupa. Teknologi AI akan mengenali mana yang merupakan noise dan mana yang merupakan suara pembicara dan hanya mempertahankan suara percakapan tersebut dalam panggilan video. Algoritma yang dipakai terdiri atas campuran beragam dataset berisi noise dan suara percakapan. 

Cara menggunakan fitur ini juga cukup mudah. Bagi pengguna G Suite, fitur ini tersedia secara default alias otomatis, sehingga jika pengguna ingin membiarkan noise selama percakapan, maka pengguna perlu mematikan fitur ini pada bagian setting. Lain halnya dengan versi web dari Google Meet, untuk menggunakannya pengguna perlu menuju setting. Fitur ini akan terlihat di bawah tab Audio, di antara ikon microphone dan speakers dengan label nama “Noise cancellation: Filters out sound that isn’t speech.”

Dilansir dari Venture Beat, team Google Meet mengaku ada beberapa kesulitan untuk mengembangkan fitur ini yakni pengenalan range nada dari berbagai suara serta jarak atau kedekatan dari suara. Aspek tersebut sangat menentukan keberhasilan penyaringan suara. Google Meet mengaku tak ingin salah mengenali mana suara yang harusnya dipertahankan dan dihapus maupun sebaliknya.

Selain itu, Google juga mencoba terobosan keamanan percakapan dengan menyediakan enkripsi end-to-end bagi Google Meet. Privasi akhirnya kembali menjadi pertimbangan karena proses penyaringan suara melalui fitur denoiser akan dilakukan di server Google selama panggilan berlangsung dan dikirim kembali ke pengguna yang melakukan panggilan. Meski begitu, team Google mengaku tidak akan mengetahui atau memantau isi percakapan kecuali jika pengguna memutuskan untuk merekamnya.

Fitur ini akan dirilis untuk aplikasi Android dan iOS akhir bulan ini lho! Dikutip dari Venture Beat, Kamis (11/6/2020), fitur ini akan digulirkan lebih dulu di Google Meet versi web.

The post Google Meet Pakai AI untuk Jaga Rapat Online tetap Kondusif! appeared first on 101Wired.